Dobrze skonstruowana i czytelna umowa na organizację eventu to gwarancja na wypadek niewywiązania się którejś ze stron ze swoich zobowiązań. Pozwoli zabezpieczyć przed niespodziewanymi wydatkami i dodatkowym nakładem pracy związanym z wydarzeniami, które często trudno jest przewidzieć.
Z artykułu dowiesz się, na jakie kwestie należy zwrócić uwagę przy konstruowaniu umowy na event:
- Pamiętaj o stosowaniu formy pisemnej umowy
- Dostosuj indywidualnie umowę na organizację eventu do typu i charakteru imprezy
- Określ przedmiot umowy i obowiązki stron
- Ustal w umowie terminy wykonania świadczenia
- Zwróć uwagę na zagadnienia dotyczące praw autorskich podczas organizacji imprezy branżowej
- Zadbaj, aby w umowie na organizację eventu znalazły się klauzule dotyczące zaufania poufności
- Ustal w umowie eventu regulacje dotyczące pracy więcej niż jednego organizatora
#1 Pamiętaj o stosowaniu formy pisemnej umowy
Najważniejszym elementem organizacji każdego eventu od strony prawnej jest umowa zawarta w formie pisemnej. Choć często łatwiejszym i szybszym rozwiązaniem może wydawać się ,,dogadanie się” na określone warunki współpracy, umowa zawierana na piśmie jest konieczna, ponieważ zabezpiecza obie strony przed nieoczekiwanymi sytuacjami i pozwala uniknąć wielu spięć wynikających, chociażby z niekompletnych informacji, które zostały przekazane ustnie. Co więcej, rezygnacja z umowy pisemnej nie powinna następować z powodów towarzyskich, czyli w przypadku, gdy znamy prywatnie drugą stronę. Najprawdopodobniej w momencie pojawienia się trudności wszyscy zapomną o wspólnych ustaleniach. Pamiętaj, że umowę zawsze można zmienić lub doprecyzować – wystarczy podpisać aneks.
#2 Dostosuj indywidualnie umowę na organizację eventu do typu i charakteru imprezy
Najlepsza umowa to taka, która została skonstruowana na potrzeby konkretnego eventu i jest indywidualnie dopasowana do charakteru imprezy. Należy wystrzegać się ogólnych wzorców umów, które mogą okazać się nieadekwatne.
#3 Określ przedmiot umowy i obowiązki stron
Dobra umowa powinna być jasna, precyzyjna i zrozumiała dla obu stron. Niezależnie od tego, czy organizujemy impreze firmowę czy konferencję, w każdym z tych przypadków kluczowe znaczenie ma precyzyjne określenie przedmiotu umowy i obowiązku stron. W umowie nie powinno być miejsca na wieloznaczności i niedomówienia. Nie można przy tym zakładać również, że coś, co wchodzi w zakres usług jest tak oczywiste, że nie warto tego ujmować w umowie. Niemniej ważne są postanowienia dotyczące zakresu odpowiedzialności stron umowy. Ten aspekt reguluje m.in. odpowiedzialność wykonawcy za wszelkiego rodzaju niedociągnięcia, błędy czy zaniechania oraz odpowiedzialność zleceniodawcy za zmianę terminu wydarzenia albo jego odwołanie.
#4 Ustal w umowie terminy wykonania świadczenia
Kolejny aspekt, który powinien zostać ujęty w umowie, to precyzyjnie określone ramy czasowe całego wydarzenia oraz termin realizacji poszczególnych etapów. Ponadto we wszystkich umowach powinny znaleźć się klauzule dotyczące okoliczności i skutków odwołania eventu.
#5 Zwróć uwagę na zagadnienia dotyczące praw autorskich podczas organizacji imprezy branżowej
Korzystając z usług artystów, trzeba pamiętać o tym, aby uzyskać odpowiednie licencje i prawa do utworów. W umowie o organizację eventu warto również określić, kto jest zobowiązany do uiszczenia opłaty na rzecz organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi (ZAIKS).
#6 Zadbaj, aby w umowie na organizację eventu znalazły się klauzule dotyczące zaufania poufności
W umowach powinny zostać zawarte klauzule zobowiązujące do zachowania w poufności wszelkich informacji związanych z realizacją eventu oraz warunkami umowy (np. wysokość wynagrodzenia). Tego typu klauzula jest stosowana zwłaszcza wtedy, kiedy mamy do czynienia z eventem, którego program ma zaskoczyć gości, a poszczególne elementy wydarzenia znane są wcześniej podwykonawcom.
#7 Ustal w umowie eventu regulacje dotyczące pracy więcej niż jednego organizatora
Jeżeli event jest prowadzony przez więcej niż jednego organizatora, warto w umowie precyzyjnie określić dokładny podział obowiązków (kto, kiedy i co odpowiedzialny jest wykonać w zakresie oświetlenia, nagłośnienia czy obsługi technicznej), a także konsekwencje ewentualnego zaniechania przez naszego współorganizatora obowiązków.
Powyższe wyliczenia są tylko przykładem aspektów, które warto uwzględnić w umowie na organizację eventu – o ile oczywiście charakter współpracy to uzasadnia. Najważniejsze zawsze jest jednak indywidualne podejście do klienta i do samej umowy.