Kiedy wpadamy na pomysł organizacji eventu, rzadko jesteśmy w stanie przewidzieć sytuacje, które mogą spowodować, że wydarzenie zakończy się niepowodzeniem lub w ogóle się nie odbędzie. Na szczęście wiele kwestii na wypadek niewywiązania się którejś ze stron ze swoich zobowiązań reguluje umowa na organizację eventu. Istnieje jednak jeszcze jeden ważny aspekt, na który warto zwrócić uwagę. Mowa o ubezpieczeniu eventu. Czym jest ubezpieczenie OC organizatora imprezy, jaki jest jego zakres i czy jest konieczne – o tym przeczytasz w naszym artykule!
Z artykułu dowiesz się:
- Czym jest ubezpieczenie eventu?
- Co może obejmować ubezpieczenie OC organizatora imprezy?
- Co w przypadku braku polisy dla organizatorów imprez?
- Na co należy zwrócić uwagę, wykupując OC organizatora imprezy?
Czym jest ubezpieczenie eventu?
Ubezpieczenie eventu to ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (OC) organizatora imprezy wobec uczestników i osób trzecich. Obejmuje ono wszystkie te czynniki, na które organizator nie ma bezpośredniego wpływu, czyli są od niego po prostu niezależne. Zwykle są to rozwiązania wchodzące w skład ogólnych polis ubezpieczeniowych dla przedsiębiorców, rozszerzające zakres ochrony właśnie o organizację eventów. Wykupienie tego typu polisy to zabezpieczenie dla firmy organizującej konkretne wydarzenie, niezależnie od jego skali. Ubezpieczenie przenosi z firmy eventowej na ubezpieczyciela ciężar kosztów związanych z ewentualnym roszczeniem osoby poszkodowanej przez firmę, w zakresie organizowanej przez nią imprezy. Warto dodać, że obecnie każda profesjonalna agencja eventowa posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej.
Co może obejmować ubezpieczenie OC organizatora imprezy?
Ubezpieczenie OC organizatora imprezy powinno być jak najlepiej dostosowane do specyfiki danej branży eventowej. Zakresem ubezpieczenia może być objęta:
Odpowiedzialność za wszelkie urazy, jakie uczestnik może ponieść podczas eventu
Chodzi tu o lekkie i ciężkie urazy nabyte podczas udziału w wydarzeniu. Ubezpieczenie to obejmuje zarówno czas samej imprezy, jak i okres przygotowywania się do niej.
Odpowiedzialność w wyniku niedostatecznego wykonania lub niewykonania zobowiązań
Dotyczy to sytuacji, gdy organizator imprezy z jakiegokolwiek powodu nie jest w stanie wykonać zobowiązań wynikających z umowy z klientem lub wykonał je niewłaściwie. Chodzi tu także o sytuacje losowe, które mogą mieć wpływ na przesunięcie terminu imprezy lub jej całkowite odwołanie, np. zła pogoda może uniemożliwić przeprowadzenie eventu. Ten aspekt ma istotne znaczenie w przypadku imprez plenerowych, koncertów, które odbywają się na świeżym powietrzu.
Wykupienie ubezpieczenia OC organizatora imprezy to jeden z najlepszych sposobów na ochronę interesów firm zajmujących się organizacją eventów. Pozwala mieć pewność, że to ubezpieczyciel pokryje roszczenia względem zleceniodawcy i uczestników imprezy.
Co w przypadku braku polisy dla organizatorów imprez?
Rzadko zdarzają się sytuacje, aby firmy czy agencje eventowe ,,zapomniały się ubezpieczyć”. Jeżeli taka sytuacja ma miejsce, to organizator musi pokrywać wszystkie roszczenia z własnej kieszeni. W efekcie mogłoby to doprowadzić do tego, że zasoby finansowe firmy zostaną mocno uszczuplone przez konieczność wypłaty odszkodowania. Z drugiej strony OC organizatora imprez to także zabezpieczenie dla samych zleceniodawców eventu. Osoby podejmujące współpracę z agencją, która ma wykupione takie ubezpieczenie, mają gwarancję, że w razie jakichkolwiek niepowodzeń lub szkód pieniądze zostaną im wypłacone, a także nie będą oni musieli sami pokrywać roszczeń względem uczestników.
Na co należy zwrócić uwagę, wykupując OC organizatora imprezy?
Przede wszystkim ważny jest limit oraz zakres (np. czy włączone jest OC za powierzone mienie, podwykonawców itp.), jakie ma dane ubezpieczenie. Limit powinien być zawsze adekwatny do liczby uczestników danego wydarzenia. Warto pamiętać o tym, że zawsze też istnieje możliwość rozszerzenia polisy głównej.
Tematyczne eventy stanowią obecnie jedną z najlepszych form promocji danego przedsiębiorstwa. Niezależnie od tego, czy jest to duża impreza firmowa organizowana w celu integracji pracowników czy konferencja, targi albo gala – w każdym z tych przypadków odpowiednio dopasowane ubezpieczenie OC dla organizatora imprezy będzie kluczowym elementem strategii organizacyjnej.