Co sprawia, że niektóre eventy cieszą się ogromną popularnością, a inne świecą pustkami? Tematyka, dobry plan, miejsce, atrakcje dla przybyłych gości, medialny rozgłos… bez wątpienia są to jedne z najważniejszych elementów decydujących o sukcesie takiego wydarzenia. Jest jednak jeszcze jeden kluczowy aspekt wpływający na zainteresowanie imprezą – a mianowicie termin. Kiedy więc warto zorganizować event, aby zapewnić mu popularność? Zachęcamy do lektury naszego artykułu!
Z artykułu dowiesz się:
- Na co zwrócić uwagę wybierając termin eventu firmowego?
- Dostosuj datę do rodzaju eventu firmowego i grupy odbiorców
- Dowiedz się, czy nikt nie organizuje konkurencyjnej imprezy firmowej
- Wakacje to niekoniecznie najlepszy termin na event firmowy
- Jaki termin na event firmowy wybrać?
- Termin na imprezę integracyjną
- Termin na wyjazdy integracyjne
- Termin na spotkania firmowe, biznesowe, konferencje
- Skontaktuj się z profesjonalną agencją eventową
Na co zwrócić uwagę wybierając termin eventu firmowego?
Niezależnie od tego, czy organizujemy imprezę firmową, galę, konferencję czy targi, kwestia terminu jest bardzo ważna. Nie wystarczy wybrać któregokolwiek weekendu. Jeżeli tego nie przemyślimy i dokładnie nie przeanalizujemy, może się okazać, że nasze wydarzenie nie będzie cieszyć się takim zainteresowaniem jakiego byśmy oczekiwali.
Dostosuj datę do rodzaju eventu firmowego i grupy odbiorców
Decydując się na konkretną datę, należy wziąć pod uwagę tematykę spotkania. Inny termin wybierzemy organizując event w plenerze, a inny na konferencję prasową. Ważne jest również, aby datę takiego przedsięwzięcia dostosować do osób, do których kierujemy wydarzenie.
Dowiedz się, czy nikt nie organizuje konkurencyjnej imprezy firmowej
Planując event, musimy zorientować się, czy w tym samym czasie nikt nie organizuje podobnego wydarzenia, które mogłoby odciągnąć uwagę od naszego eventu i stanowić dla nas zagrożenie w postaci imprezy konkurencyjnej.
Wakacje i święta to niekoniecznie najlepszy termin na event firmowy
Jeżeli zdecydujemy się na zorganizowanie eventu w okresie wakacyjnym, musimy liczyć się z tym, że część osób się nie pojawi, ponieważ jest to czas urlopów i niektórzy mogą wtedy przebywać na wakacjach. Pomimo że okres wakacji to wspaniały czas na imprezy i zabawę na świeżym powietrzu, nie każdy rodzaj eventu w tym okresie to dobry pomysł.
Jaki termin na event firmowy wybrać?
Poniżej przedstawiamy kilka wskazówek dotyczących tego, czym się kierować przy wyborze daty na konkretny rodzaj eventu:
Termin na imprezę integracyjną
Jako że uczestnictwo w imprezach integracyjnych jest zazwyczaj dobrowolne, powinny one odbywać się w takim czasie, aby nie kolidowały ze służbowymi obowiązkami pracowników – a więc nie w trakcie, a po pracy. Warto też zadbać o to, aby większość pracowników nie przebywała w wybranym terminie na urlopie. Najlepszymi dniami tygodnia na zorganizowanie imprezy firmowej są czwartek i piątek. Dlaczego? Na takich imprezach często pojawia się alkohol, zdarza się, że i po imprezie dopada kac, przez co zmniejsza się efektywność pracy na kolejny dzień. Z tego względu zorganizowanie imprezy integracyjnej w poniedziałek mogłoby skutkować nieefektywną pracą zespołu przez kilka kolejnych dni.
W kontekście imprez integracyjnych pora roku czy miesiąc nie mają takiego znaczenia, ale godzina już tak. Jeżeli event odbywa się w siedzibie firmy, warto go rozpocząć godzinę przed zakończeniem pracy lub o tej porze, o której cały zespół kończy swoją pracę. Pozwoli to uniknąć sytuacji, że część pracowników pójdzie do domu. Jeżeli impreza odbywa się poza biurem, godzina nie ma aż takiego znaczenia, ponieważ większość osób i tak będzie musiała dojechać pod umówiony adres. Raczej nie powinniśmy organizować imprez integracyjnych w weekendy ze względu na domowe obowiązki pracowników oraz fakt, że weekend może już mieć ktoś zaplanowany.
Termin na wyjazdy integracyjne
Jeżeli decydujemy się na kilkudniowy wyjazd integracyjny, w tym wypadku większe znaczenie odgrywa już pora roku. Z oczywistych względów odpadają miesiące wakacyjne i wszelkie długie weekendy. Najlepszy natomiast okazuje się przełom maja i czerwca oraz września i października, kiedy to pogoda jeszcze sprzyja aktywnościom na świeżym powietrzu. Taki wyjazd można zorganizować w tygodniu lub częściowo w weekend. Oba rozwiązania mają jednak swoje wady i zalety. Organizując wyjazd integracyjny w tygodniu, możemy liczyć się z większą frekwencją, ale wówczas firma traci cenne dni robocze. Natomiast na częściowo weekendowy wyjazd integracyjny (np. piątek i sobota) najprawdopodobniej zdecyduje się mniej osób.
Termin na spotkania firmowe, biznesowe, konferencje
Spotkania biznesowe i konferencje w przeciwieństwie do imprez integracyjnych najlepiej jest zorganizować w środku tygodnia (środka, ewentualnie wtorek lub czwartek). Okazuje się, że to właśnie w środku tygodnia jesteśmy najbardziej produktywni. Jeżeli chodzi o porę roku, to w przypadku różnego rodzaju eventów biznesowych także powinniśmy unikać okresu wakacji i świąt.
Skontaktuj się z profesjonalną agencją eventową
Planujesz zorganizować event firmowy, ale nie wiesz jak się do tego zabrać? Powierz to zadanie profesjonalistom. Agencja eventowa Twój Event wyręczy Cię w tym zadaniu i zorganizuje dla Ciebie wyjątkową imprezę firmową, dbając o takie aspekty jak nagłośnienie, oświetlenie, obsługa techniczna czy wynajem dodatkowych atrakcji.