Budżet – to od niego zwykle uzależniony jest rozmach, z jakim organizujemy wydarzenie. Oczywiste jest, że nie da się zorganizować świetnej imprezy firmowej, która przyniesie wymierne korzyści naszej marce bez jakiegokolwiek wkładu finansowego. Jednak dobry event wcale nie oznacza ogromnego budżetu, pod warunkiem, że jego organizacją zajmą się profesjonaliści! W dzisiejszym wpisie przedstawiamy kilka sprawdzonych porad dotyczących planowania budżetu na event firmowy.
Z artykułu dowiesz się, jak zaplanować budżet na firmowy event:
- Zacznij od określenia charakteru imprezy firmowej
- Wybierz miejsce na event firmowy
- Ustal budżet na dodatkowe atrakcje
- Zbadaj ceny usług
- Zrób mapę wydatków podczas planowania budżetu na event
- Dlaczego warto planować budżet na organizację eventu firmowego?
- Szukaj sposobów na oszczędności
Zacznij od określenia charakteru imprezy firmowej
Aby móc przejść do szczegółowego planowaniu budżetu, musisz wiedzieć, jaki charakter ma mieć impreza, którą organizujesz. Czy zależy Ci na zorganizowaniu luźnego eventu plenerowego w formie pikniku? A możesz myślisz o wystawnym balu lub konferencji na większą liczbę osób? To od budżetu zależy, jak dużą i bogatą w atrakcję imprezę możesz zaplanować. To on pokazuje, na ile można sobie ,,pozwolić”. Określa nie tylko, jakie atrakcje przewidzieć, jakich znanych gości zaprosić, co podać w formie poczęstunku, ale też ile osób jesteśmy w stanie zaprosić.
Wybierz miejsce na event firmowy
Istotną pozycję w kosztorysie imprezy zajmuje cena wynajmu powierzchni pod event. Zwykle impreza zaplanowana w eleganckim hotelu będzie wiązała się z większym budżetem niż piknik firmowy. Pamiętaj jednak, że tańszy event wcale nie oznacza gorszy. Mały budżet będzie wymagał więcej kreatywności, kompromisów, ale jeżeli zostanie odpowiednio zaplanowany i zorganizowany może zostać na długo zapamiętany.
Ustal budżet na dodatkowe atrakcje
Jednym z ważniejszych elementów każdej imprezy firmowej są atrakcje. Warto więc w porozumieniu z agencją eventową wybrać takie, które zmieszczą się w Twoim budżecie, a jednocześnie podniosą atrakcyjność całej imprezy. Może to być np. fotobudka, pokazy barmańskie czy występ DJ-a. Jeżeli dysponujesz większymi środkami finansowymi, ciekawym pomysłem atrakcji będzie udział jakiejś gwiazdy, która prowadzi konferansjerkę.
Zbadaj ceny usług
By obliczyć ewentualne koszty eventu, musisz szczegółowo zbadać rynek usług, które chcesz zapewnić na swoim wydarzeniu. Skontaktuj się z firmą cateringową czy multimedialną i dokładnie dopytaj o wycenę.
Zrób mapę wydatków podczas planowania budżetu na event
Podczas planowania budżetu na event firmowy warto rozrysować mapę wydatków. Dlaczego eventy tak często przekraczają planowane wydatki? Bo w planie umieszczamy tylko występ artysty, ale zapominamy, że aby występ był na najwyższym poziomie, potrzebujemy jeszcze odpowiedniego oświetlenia sceny oraz nagłośnienia. Mapa wydatków to prosty sposób, by uniknąć niespodzianek w budżecie.
Dlaczego warto planować budżet na organizację eventu firmowego?
Rozsądne planowanie wydatków i trzymanie się wcześniej ustalonych założeń pozwoli CI uniknąć nieoczekiwanych kosztów związanych z przygotowaniem imprezy. Przy tego typu przedsięwzięciach bardzo często zdarza się, że zaczyna brakować pieniędzy na ważne kwestie tylko dlatego, że trwoni się zbyt duże sumy na zupełnie niepotrzebne rzeczy. Struktura wydatków zawsze więc powinna opierać się na trzech rodzajach potrzeb – konieczne, przydatne i dodatkowe. Tylko w ten sposób będziesz wiedzieć, kiedy bezpiecznie ciąć koszty.
Szukaj sposobów na oszczędności
Zastanawiasz się, jak zaoszczędzić na evencie? Ogranicz liczbę pośredników i podwykonawców. Nie ulega wątpliwości, że każdy tego typu podmiot nie tylko musi zrealizować swoje zadanie, ale również zarobić na utrzymanie własnej działalności. Dobrym sposobem na ograniczenie liczby pośredników i podwykonawców jest powierzenie organizacji wydarzenia sprawdzonej agencji eventowej, która jest w stanie zapewnić kompleksowość usług, zarówno jeżeli chodzi o obsługę techniczną wydarzenia, jak i dodatkowe atrakcje. Współpraca firmy eventowej z wieloma stałymi podwykonawcami pozwoli wynegocjować atrakcyjniejsze ceny poszczególnych usług. Co więcej, dzięki firmie eventowej całe zadanie organizacji eventu staje się dużo prostsze. Przy takiej formie organizacji można mieć pewność, że wszystko wypadnie dobrze, a goście opuszczą event z uśmiechem na twarzy.
Zastanawiasz się, czy potrzebujesz pomocy event managera? Poznaj 6 powodów, dla których warto wynająć event managera.