Niezależnie, czy planujemy zorganizować konferencję na kilkanaście osób, czy na skalę międzynarodową, każde tego typu wydarzenie wymaga odpowiedniego przygotowania i organizacji. Ponieważ konferencje bywają bardzo różne i każda z nich może podejmować inną tematykę czy być nastawiona na osiągnięcie innego celu, ciężko jest wypracować uniwersalną instrukcję organizacji takiego spotkania od podstaw. Postaramy się jednak przedstawić 6 najważniejszych etapów, które pozwolą kompleksowo i perfekcyjnie zorganizować konferencję niezależnie od tego, czego ona dotyczy. Zapraszamy do artykułu.
W artykule dowiesz się, jak zorganizować perfekcyjną konferencję w 6 krokach:
- Etapy organizacji konferencji
- Krok pierwszy – stwórz koncepcję, określ plan, liczbę uczestników i budżet konferencji
- Krok drugi – wybierz odpowiednie miejsce na konferencję
- Krok trzeci – pamiętaj o profesjonalnym sprzęcie na konferencję
- Krok czwarty – zadbaj o profesjonalny catering na konferencję
- Krok piąty – poinformuj uczestników o konferencji
- Krok szósty – zorganizuj transmisję konferencji online
Etapy organizacji konferencji
Zorganizowanie udanej konferencji wymaga zaangażowania wielu sił i środków. Sama rezerwacja sali oraz postawienie na stołach wody mineralnej to zdecydowanie za mało. Jak zatem uniknąć wpadek i o czym pamiętać, by konferencja okazała się sukcesem i została na długo zapamiętana przez uczestników?
Krok pierwszy – stwórz koncepcję, określ plan, liczbę uczestników i budżet konferencji
Organizację każdej konferencji należy rozpocząć od określenia koncepcji. W praktyce oznacza to odpowiedź na podstawowe pytanie – co, w jakim celu, dla kogo, kiedy i jak? Każde dobrze zorganizowane sympozjum potrzebuje tematu przewodniego. To od jego wyboru zależy, kogo zaprosimy w charakterze prelegentów. Ważne jest, aby tematykę wydarzenia określić z odpowiednim wyprzedzeniem (minimum pół roku wcześniej), by mieć czas na zorganizowanie konferencji na wysokim poziomie, zaproszenie gości, na których nam zależy i wprowadzenie ewentualnych zmian w programie. Niezależnie od tego, jak wielką konferencję organizujemy, musimy pamiętać, że takie wydarzenie zawsze wiąże się z wydatkami. Kiedy mamy już wstępne ustalenia, co do planu, należy dokładnie oszacować koszty całego przedsięwzięcia – musimy wiedzieć, ile pieniędzy przeznaczyć na wynajem sali, catering czy marketing. Zawsze warto wydzielić dodatkową kwotę na tzw. niespodziewane wydatki. W sytuacji, gdy dysponujemy ograniczonym budżetem, już na etapie planowania będziemy mogli z niektórych elementów zrezygnować.
Nie wiesz, jak określić budżet eventu? Przeczytaj nasz artykuł: Jak zaplanować budżet na firmowy event? Sprawdzone porady, dzięki którym nie przepłacisz!
Krok drugi – wybierz odpowiednie miejsce na konferencję
Gdy koncepcja, plan oraz budżet są zarysowane, można przejść do szukania odpowiedniej sali konferencyjnej. Lokalizacja ma duże znaczenia zarówno dla samego organizatora, jak i dla uczestników wydarzenia. Przy wyborze miejsca musimy uwzględnić zarówno transport środkami komunikacji miejskiej, jak i samodzielny dojazd. Obiekt powinien posiadać dogodną komunikację oraz miejsca parkingowe. Nie bez znaczenia jest również sam wygląd budynku i stan techniczny. Z reguły konferencje organizowane są w nowoczesnych centrach konferencyjnych, które są klimatyzowane i odpowiednio wyposażone. Ważne, by sala była na tyle duża, by mogła bez problemu pomieścić wszystkich zaproszonych gości.
Krok trzeci – pamiętaj o profesjonalnym sprzęcie na konferencję
Podczas organizacji konferencji niezbędny jest niezawodny i profesjonalny technologicznie sprzęt oraz fachowa obsługa techniczna. Niezwykle istotne jest wczucie się w atmosferę i myśl przewodnią spotkania oraz dostosowanie do niego oświetlenia czy scenografii. Trudno wyobrazić sobie dobrą konferencję bez odpowiedniego nagłośnienia, które sprawia, że przekazana wiedza zostaje lepiej przyswojona przez uczestników. Dobrej jakości mikrofony czy zestawy nagłośnieniowe przekładają się na sukces wydarzenia.
Więcej na temat technicznych aspektów konferencji przeczytasz w artykule: Obsługa techniczna konferencji – o czym należy pamiętać?
Krok czwarty – zadbaj o profesjonalny catering na konferencję
Niezależnie, czy organizujemy konferencję naukową czy biznesową, nie możemy zapominać o cateringu. Warto dobrać nie tylko odpowiednią firmę cateringową, ale przemyśleć, jakie posiłki będą serwowane. Przerwy kawowe są wręcz niezbędne dla komfortu uczestników i prowadzących. Z kolei dłuższa konferencja czy sympozjum wymaga przerwy obiadowej.
Krok piąty – poinformuj uczestników o konferencji
Planowanie konferencji zakończone, pora więc poinformować o naszych wydarzeniu prelegentów i uczestników. Zaproszenia można wysłać e-mailowo lub w formie papierowej – wybór zależy od nas. Wysyłając zaproszenie, trzeba zadbać, by znalazły się na nich wszystkie niezbędne informacje, czyli: kto jest organizatorem konferencji, gdzie i kiedy się ona odbywa oraz dlaczego warto w niej wziąć udział. Aby konferencja odniosła sukces, warto ją również dobrze wypromować. Do tego celu najlepiej wykorzystać media społecznościowe.
Organizacja konferencji to złożone zadanie, które wymaga dokładnego zaplanowania. Przy jej organizacji niezastąpiona może okazać się pomoc specjalistów, którzy doradzą odnośnie wyboru sali konferencyjnej, zapewnią sprzęt i zatroszczą się o wszelkie techniczne aspekty wydarzenia.
Krok szósty – zorganizuj transmisję konferencji online
Jeśli zależy nam na zwiększeniu zasięgu konferencji, dobrym rozwiązaniem będzie sięgnięcie po nowoczesne technologie i zorganizowanie streamingu konferencji. Dużo łatwiej będzie nam dzięki temu rozpromować wydarzenie, będziemy mogli zyskać dodatkowych sponsorów (i więcej im zaoferować). Przede wszystkim jednak zwiększymy zasięg naszej konferencji, a także umożliwiamy udział w niej osobom, które nie mogłyby się pojawić fizycznie.