Eventy hybrydowe

Konferencje, eventy hybrydowe

Konferencje hybrydowe zyskały w ostatnim czasie na popularności. Jest to doskonałe rozwiązanie dla osób, które chcą połączyć tradycyjne wydarzenie ze spotkaniem online. W przeciwieństwie do konferencji online, gdzie wszyscy uczestnicy wydarzenia łączą się ze sobą zdalnie, w evencie hybrydowym są podzieleni na dwie grupy: stacjonarną i online. Zaletą konferencji hybrydowych jest przede wszystkim zdecydowanie większy zasięg i możliwość dotarcia do szerokiego grona odbiorców, niezależnie od ich lokalizacji. Jeśli chcesz zorganizować profesjonalne spotkanie hybrydowe w Krakowie lub Katowicach, skorzystaj z pomocy profesjonalistów z firmy Twój Event. Pomożemy Ci w dotarciu do wielu odbiorców.

Spis treści:

Jak pandemia COVID-19 wpłynęła na branżę eventową?

Pandemia COVID-19 wymusiła na branży eventowej konieczność przeniesienia wszystkich działań do świata online. Gdy przez lockdown ludzi nie mogli brać udziału w dużych wydarzeniach, na popularności zyskał live streaming, czyli transmitowanie eventu/webinaru/szkolenia w czasie rzeczywistym do Internetu na dowolny portal streamingowy, np. Facebook czy YouTube.

Mimo że pandemię mamy już za sobą i póki co nic nie wskazuje na to, że powróci, wiele wydarzeń nadal odbywa się online. W ostatnim czasie na popularności zyskała jeszcze jedna formuła – wydarzenia hybrydowe, będące połączeniem spotkań online z tradycyjnymi.

Czym są konferencje hybrydowe?

Wydarzenie i kongresy hybrydowe to połączenie stacjonarnego wydarzenia na żywo z wydarzeniem prowadzonym drogą online. Część osób spotyka się ze sobą, np. w sali konferencyjnej czy szkoleniowej, a druga połowa odbiera w tym samym czasie z dowolnego miejsca (np. biura czy domu) transmisję online ze spotkania na specjalnej platformie.

Jaka jest różnica pomiędzy konferencją hybrydową a online?

Główną różnicą między konferencją hybrydową a online jest sposób uczestnictwa i interakcji pracowników. Konferencja online odbywa się wyłącznie w świecie wirtualnym, gdzie wszyscy uczestnicy, prelegenci oraz organizatorzy komunikują się za pośrednictwem platform internetowych. Z kolei realizacja spotkania hybrydowego jest podzielona na dwie zasadnicze części – pewna liczba osób spotyka się w sali konferencyjnej, a druga grupa łączy się w tym samym czasie z uczestnikami drogą online. 

Jakie wydarzenia można zorganizować hybrydowo?

W formie hybrydowej można zorganizować praktycznie każdy rodzaj wydarzenia. Może to być event hybrydowy, targi hybrydowe, konferencja hybrydowa, gale i bankiety hybrydowe, jubileusze firmowe hybrydowe, impreza firmowa hybrydowa, spotkanie firmowe hybrydowe, wprowadzenie na rynek produktu, a nawet koncert hybrydowy. Jesteśmy przekonani, że wydarzenia i kongresy hybrydowe będą przyszłością i staną się standardem w branży MICE.

Zalety konferencji hybrydowej

Przede wszystkim event hybrydowy łączy w sobie atuty spotkań stacjonarnych z możliwościami, jakie daje świat online. Hybrydowy charakter konferencji pozwala zaangażować większą liczbę uczestników, zarówno tych, którzy mogą uczestniczyć osobiście, jak i tych, którzy z różnych przyczyn nie mogą być obecni fizycznie. Nie każda osoba ma zawsze możliwość dotarcia na miejsce wydarzenia. Taka formuła pozwala na czynny udział w evencie bez konieczności martwienia się o takie aspekty, jak dojazd, nocleg czy wyżywienie. Konferencje i szkolenia hybrydowe to zatem szansa dla osób, które nigdy by nie wzięły udziału w wydarzeniu, chociażby ze względu na zbyt dużą odległość i wiążącą się z tym konieczność dojazdu.

Zdaniem eksperta

Wydarzenia hybrydowe są bardziej ekonomiczne w organizacji, dają możliwość szybszego i tańszego dotarcia do większej liczby odbiorców – wynajmując salę konferencyjną organizatorzy muszą liczyć się z ograniczeniami dotyczącymi liczby uczestników. Przeprowadzenie konferencji hybrydowej pozwala brać udział w wydarzeniu nieograniczonej liczbie osób. Ponadto eventy hybrydowe oferują większą elastyczność w dostosowywaniu treści do potrzeb różnych grup uczestników. Umożliwiają też zbieranie danych i statystyk z obu środowisk – zarówno online, jak i offline, co jest nieocenione dla analizy efektywności i planowania przyszłych wydarzeń. W dobie cyfryzacji i globalizacji eventy hybrydowe stają się odpowiedzią na rosnące oczekiwania rynku, łącząc tradycyjne podejście z nowoczesnymi technologiami. Zastosowanie nowoczesnych technologii to zatem wizerunkowe i sprzedażowe korzyści dla firmy – mówi Szymon Mosiołek z TwójEvent

Największe utrudnienia i ograniczenia eventu hybrydowego

Spotkania hybrydowe są na tyle atrakcyjnym pomysłem, że z pewnością zostaną w branży MICE na dłużej. Mimo licznych zalet prowadzenie konferencji hybrydowej niesie za sobą pewne utrudnienia. Jednym z nich mogą być ograniczenia techniczne, takie jak słaba jakość transmisji, co może wywołać zły odbiór wydarzenia przez uczestników. Ponadto istnieje ryzyko, że uczestnicy online mogą czuć się mniej zaangażowani lub izolowani w porównaniu do tych osób, które uczestniczą w wydarzeniu osobiście. Z kolei dla gości stacjonarnych nadmiar technologii może być rozpraszający.

Chcesz zlecić organizację eventu hybrydowego profesjonalistom?
Zadzwoń
501 044 852
lub wyślij zapytanie do naszych pracowników

Z tego względu w organizację eventu hybrydowego najlepiej zaangażować zespół profesjonalistów, który zadba o techniczne aspekty wydarzenia, takie jak odpowiednie nagłośnienie, oświetlenie, sprzęt multimedialny, będzie czuwać nad przebiegiem streamingu konferencji, a także zapewni kompleksową obsługę techniczną.

Jak zorganizować konferencję hybrydową?

Aby odnieść sukces, nie wystarczy jedynie transmitować wydarzenie w czasie rzeczywistym. Profesjonalne konferencje hybrydowe powinny być atrakcyjne, pełne interakcji oraz angażujące gości, na przykład uczestnicy zdalni powinny mieć możliwość prowadzenia rozmów w trakcie prelekcji czy zadawania pytań podczas paneli dyskusyjnych. Kluczem do udanego wydarzenia hybrydowego jest zainteresowanie uczestników i gwarancja dobrej zabawy, niezależnie od miejsca, w którym się znajdują. Bez odpowiedniego wsparcia technicznego może to być trudne do zrealizowania. Specjaliści zajmujący się organizacją wydarzeń nie tylko zadbają o aspekty techniczne całego wydarzenia, ale będą również nadzorować jego przebieg. Jeśli coś pójdzie nie tak, na bieżąco będą rozwiązywać problemy techniczne.

Do kogo kierujemy ofertę i gdzie organizujemy eventy hybrydowe? Kraków i Katowice

Swoją ofertę z zakresu organizacji konferencji hybrydowych kierujemy do wszystkich tych, którzy poszukują nowych formuł organizacji imprez i spotkań (firm eventowych, ośrodków szkoleniowych, instytucji, sklepów internetowych itd.). Obszarem naszego działania objęte są województwa: małopolskie oraz śląskie, a w szczególności Kraków i Katowice.

Chcesz zlecić organizację eventu hybrydowego profesjonalistom?
Zadzwoń
501 044 852
lub wyślij zapytanie do naszych pracowników

Ile kosztuje przeprowadzenie wydarzenia hybrydowego? Ceny w Krakowie i Katowicach

Wycena każdego projektu jest dokonywana indywidualnie. Końcowy koszt organizacji konferencji hybrydowej zależy od ilości pracy włożonej w przygotowanie wydarzenia. Aby dowiedzieć się więcej o kosztach, zachęcamy do kontaktu.