Osoba organizująca event ma zazwyczaj na głowie niezliczoną ilość obowiązków. Musi nie tylko wybrać odpowiednie miejsce imprezy, ale i dokładnie przemyśleć program, który powinien być spójny oraz angażujący gości. Warto wiedzieć, że właściwie dobrany obiekt eventowy gra większą rolę, niż nam się wydaje. W poniższym poradniku podpowiemy, jak przygotować miejsce imprezy, aby ta na pewno się udała i na długo pozostała w pamięci gości. Zapraszamy do lektury!
Z artykułu dowiesz się:
- Jak wybrać właściwe miejsce na event?
- Sprawdzajmy możliwości technologiczne budynku
- Wybierajmy obiekty wskazywane przez specjalistów
- Zwracajmy uwagę na design przestrzeni
- Pytajmy o możliwość cateringu na imprezę firmową
- Sprawdzajmy, czy łatwo dostać się na event
- Wybierzmy swobodę w wyborze dostawców technologii na event firmowy
- Czy wybór miejsca na event może nam przynieść korzyści?
- Mamy już miejsce na event, o co jeszcze można zadbać?
Jak wybrać właściwe miejsce na event?
Wybór odpowiedniego miejsca na event to prawdziwa sztuka, jednak możliwa do opanowania. Wystarczy jedynie zwrócić uwagę na niektóre elementy, które zazwyczaj wydają się mnie ważne, jednak w ostatecznym rozrachunku mogą zapunktować u uczestników. Oto kilka detali mających wpływ na jakość eventu.
Sprawdzajmy możliwości technologiczne budynku
Nowoczesne budynki stworzone z myślą o dużych i małych wydarzeniach mają specjalnie zorganizowane zaplecze, z którego warto skorzystać. Większa ilość gniazdek, dostępność różnego rodzaju przewodów, monitory i rzutniki na wynajem, a także szerokie korytarze – to wszystko podniesie komfort nie tylko organizatorów, ale również gości. Pamiętajmy też, że większe możliwości technologiczne przekładają się często na lepszą aranżację przestrzeni na event.
Wybierajmy obiekty wskazywane przez specjalistów
Firmy zajmujące się organizacją imprez firmowych, koncertów, gal i bankietów oraz konferencji mają zazwyczaj swoje ulubione miejsca, którymi chętnie się z nami podzielą. Wskazane budynki są zwykle w pełni wyposażone w odpowiedni sprzęt. Ponadto umówienie terminu wydarzenia nie stanowi problemu, kiedy w grę wchodzi sala przeznaczona specjalnie do tego celu.
Nie wiesz gdzie zorganizować event? Zobacz nasze propozycje w artykule: Miejsce na imprezę firmową w Krakowie i okolicach – przegląd lokali.
Zwracajmy uwagę na design przestrzeni
Design przestrzeni może pozytywnie zaskoczyć gości i wpłynąć na zwiększenie popularności naszego wydarzenia.
Pytajmy o możliwość cateringu na imprezę firmową
Czasami obiekty mają swoich kucharzy i umożliwiają gotowanie oraz podawanie potraw na miejscu wydarzenia. Innym razem cateringiem zajmuje się firma organizująca event, gdyż ma zaprzyjaźnioną restaurację. Warto pytać o posiłki, gdyż uczestnicy imprezy z pewnością będą szukać czegoś do picia i jedzenia.
Sprawdzajmy, czy łatwo dostać się na event
Wygodny dojazd do miejsca, gdzie organizujemy wydarzenie, jest dla wielu osób bardzo ważny. Nie każdy może pozwolić sobie na długie szukanie miejsca parkingowego lub 30-minutowy spacer z przystanku. Dłużący się powrót do domu po męczącym wydarzeniu może nieco przyćmić nawet najlepszą organizację.
Wybierzmy swobodę w wyborze dostawców technologii na event firmowy
Na ten punkt rzadko zwracamy uwagę, jednak warto pamiętać, że niektóre obiekty narzucają jedynie własne rozwiązania technologiczne. Może to sprawiać problem, jeśli zależy nam na własnym sprzęcie lub nietypowych rozwiązaniach. Każdą taką sytuację warto przedyskutować z obsługą techniczną lub specjalistami wynajmującymi sprzęt.
Czy wybór miejsca na event może nam przynieść korzyści?
Nie oszukujmy się, nie każdy event zapowiada się ciekawie. Czasami trzeba użyć innej zachęty, aby impreza okazała się udana i przyniosła nam wiele korzyści. W tym celu warto wykorzystać niestandardowe miejsce, które już samo w sobie będzie dla nas reklamą.
Ponadto zainwestujmy w coś, co pozwoli nam po sobie zostawić jakiś ślad. Warte uwagi są usługi streamingu imprez i eventów, a także nietypowe multimedia, na przykład telewizory, stanowiska z konsolami czy ekrany diodowe.
Mamy już przestrzeń na event, o co jeszcze można zadbać?
Miejsce na event to dopiero początek pracy. Pozostałe formalności również wymagają od nas przeanalizowania. Należy ustalić termin wydarzenia, zorganizować montaż i demontaż konstrukcji lub zlecić go odpowiedniej firmie, wybrać warunki rezerwacji miejsc, zrobić zaproszenia na event, a także dopiąć dużo więcej drobnych szczegółów. Nie zapomnijmy też o spisaniu umów z właścicielami lokalu, a także firmą eventową.