Konferencje to jedne z najczęściej organizowanych eventów. Mogą dotyczyć zarówno ważnych zagadnień naukowych czy społecznych i mieć charakter od lokalnego po nawet międzynarodowy, ale też być częścią zwykłego dnia pracy w firmie, gdzie spotkania w sali konferencyjnej to codzienność. Jeszcze kilka lat temu takie wydarzenia odbywały się jedynie w formie stacjonarnej, jednak od czasu pandemii ich forma uległa znacznej zmianie. Dziś bardzo popularne są eventy hybrydowe, które w jednym wydarzeniu łączą formułę online i offline. Jak wybrać odpowiedni sprzęt audiowizualny na konferencję hybrydową? Podpowiadamy!
W artykule przeczytasz:
- Czym jest event w formule hybrydowej?
- Dlaczego wciąż warto organizować konferencje hybrydowe?
- Jaki sprzęt będzie potrzebny do przeprowadzenia konferencji hybrydowej?
- #1 Elementy nagłośnienia
- #2 Urządzenia multimedialne
- #3 Obsługa techniczna
- Jak wybrać odpowiedni sprzęt audiowizualny?
Czym jest event w formule hybrydowej?
Eventy i konferencje hybrydowe to sposób organizacji wydarzeń, która wykorzystuje zarówno formę tradycyjną (stacjonarną), jak i nowoczesną (online). Taka formuła stała się bardzo popularna po pandemii. Podczas eventu hybrydowego nie wszyscy uczestnicy łączą się ze sobą zdalnie, ale są podzieleni na dwie grupy. Określona część osób spotyka się na żywo (na przykład w sali szkoleniowej lub konferencyjnej), a druga część uczestniczy w wydarzeniu z dowolnego miejsca na świecie z dostępem do sieci za pośrednictwem transmisji internetowej na specjalnej platformie.
Dlaczego wciąż warto organizować konferencje hybrydowe?
W sposób hybrydowy można organizować właściwie każdy rodzaj eventu. Taka formuła sprawdzi się zarówno podczas szkoleń, warsztatów i kursów, jak również festiwali, koncertów, wydarzeń muzycznych, artystycznych i sportowych, a także konferencji. Dlaczego wciąż warto organizować tego typu happeningi w formule hybrydowej?
- Konferencje hybrydowe pozwalają na uczestnictwo w wydarzeniu z każdego miejsca na świecie (z dostępem do internetu). Przekłada się to na większy zasięg eventu, lepszą dostępność i łatwiejszy odbiór przez uczestników.
- Forma online pozwala wziąć udział w wydarzeniu większej liczbie osób (dzięki streamingowi imprez i eventów), co przekłada się na popularność konferencji.
- Eventy hybrydowe pozwalają zaoszczędzić czas i pieniądze. Nie wymagają znalezienia odpowiedniej przestrzeni, która pomieści większą ilość osób, a co za tym idzie – odpadają koszty związane z zapewnieniem transportu, noclegu czy cateringu.
- Są łatwiejsze w organizacji. Wymagają mniejszej logistyki – ich najważniejszą kwestią jest sprzęt audiowizualny i obsługa techniczna wydarzenia.
Jaki sprzęt będzie potrzebny do przeprowadzenia konferencji hybrydowej?
W formule hybrydowej część osób spotyka się online przed ekranami komputerów, a druga część stacjonarnie w odpowiednio wyznaczonym do tego miejscu. Kluczem do tego, aby konferencja hybrydowa okazała się sukcesem, jest dobór odpowiedniego sprzętu audiowizualnego. Jakie urządzenia będą potrzebne?
#1 Elementy nagłośnienia
Podstawą udanej konferencji jest odpowiednie nagłośnienie. Zarówno publiczność na widowni, jak również uczestnicy wydarzenia online, muszą dobrze słyszeć wszystko, co dzieje się w sali konferencyjnej. Potrzebne będą do tego sprawne mikrofony oraz kolumny i zestawy nagłośnieniowe.
#2 Urządzenia multimedialne
Drugą niezwykle istotną kwestią są multimedia. Pod tym pojęciem kryją się zarówno telewizory, projektory i ekrany diodowe, jak również organizacja live streamingu. Różnego rodzaju wyświetlacze pozwalają na wygodne prezentowanie treści w sali konferencyjnej, natomiast streaming konferencji jest ważny dla użytkowników online, którzy w czasie rzeczywistym mogą uczestniczyć w wydarzeniu.
#3 Obsługa techniczna
Urządzenia audiowizualne wymagają nie tylko profesjonalnego montażu i demontażu, ale również odpowiedniej obsługi technicznej. Jest to szczególnie ważne podczas eventów online: nie ma nic gorszego niż transmisja, która się zawiesza, ma niewyraźny obraz lub szumy i zakłócenia dźwięku. Problemy techniczne z odbiorem streamingu, za które odpowiada organizator, mogą wywołać wśród uczestników niezadowolenie i frustrację oraz przyczynić się do tego, że konferencja okaże się porażką. Należy podjąć wszelkie potrzebne kroki do tego, aby transmisja była jak najlepszej jakości.
Jak wybrać odpowiedni sprzęt audiowizualny?
Kluczem do sukcesu jest wybór odpowiedniej jakości sprzętu audiowizualnego. Aby urządzenia działały bez zarzutu, muszą być sprawne techniczne, ale też odpowiednio podłączone. Jeśli organizator nie dysponuje profesjonalnym wyposażeniem audio i wideo, doskonałym rozwiązaniem jest wynajem sprzętu od firmy specjalizującej się w eventach. Doświadczona ekipa zajmie się nie tylko instalacją urządzeń, ale też ich obsługą techniczną podczas trwającej konferencji.
Przeczytaj również: