Po pandemii koronawirusa, która opanowała Polskę, Europę i świat w 2020 roku, branża eventowa musiała dostosować się do nowej rzeczywistości. Szybko okazało się, że imprezy organizowane online mają wiele korzyści i są równie skuteczne, co te stacjonarne. Jeszcze lepszym rozwiązaniem okazały się eventy w formule hybrydowej, które pozwalają zarówno na uczestnictwo w danym happeningu tradycyjnie, na żywo, jak i za pośrednictwem specjalnej platformy internetowej z dowolnie wybranego miejsca z dostępem do sieci. Jak połączyć świat realny z wirtualnym i zorganizować profesjonalny, atrakcyjny dla odbiorców event hybrydowy? Podpowiadamy!
W artykule przeczytasz:
- Event hybrydowy – czym jest?
- Jakie zalety płyną z organizacji eventów hybrydowych?
- Jakie wady ma event hybrydowy?
- O czym pamiętać, organizując event w formule hybrydowej?
- #1 Miejsce na wydarzenie stacjonarne
- #2 Termin eventu
- #3 Scenariusz wydarzenia
- #4 Działania promocyjne eventu
- #5 Organizacja, sprzęt i obsługa techniczna
Event hybrydowy – czym jest?
Po pandemii wirusa COVID-19, która wywróciła całą branżę eventową do góry nogami, bardzo popularną formą organizacji różnych wydarzeń okazały się happeningi hybrydowe. Jest to połączenie eventów tradycyjnych (stacjonarnych) z transmisjami na żywo za pośrednictwem specjalnych platform internetowych (online). Okazało się, że takie rozwiązanie ma wiele korzyści i obecnie, pomimo tego, że koronawirus nie narzuca już społeczeństwu ograniczeń i obostrzeń, z tej formuły wciąż korzysta wiele firm.
Jakie zalety płyną z organizacji eventów hybrydowych?
Eventy hybrydowe mają wiele zalet. Wśród nich warto wymienić przede wszystkim:
- elastyczność i dostępność (pod względem formy uczestnictwa – online lub offline);
- szerszy zasięg i lepsza frekwencja uczestników (transmisja internetowa pozwala na wzięcie udziału w wydarzeniu z niemal każdego miejsca na świecie, co jest szczególnie ważne podczas organizacji konferencji czy szkoleń);
- niższe nakłady finansowe;
- zestawienie tradycyjnej formy eventu z nowoczesnymi rozwiązaniami, które zwiększają zasięg wydarzenia i docierają do nowej grupy odbiorców;
- możliwość połączenia działań cyfrowych z tymi w świecie rzeczywistym.
Jakie wady ma event hybrydowy?
Happeningi w formie hybrydowej są wymagające w organizacji, ponieważ stwarzają konieczność zaplanowania jednocześnie dwóch wydarzeń: online i offline. Powstaje konieczność dotarcia i dostosowania się do dwóch grup odbiorców, zaangażowanie ich w temat oraz prowadzenia dwutorowej komunikacji. Chociaż organizacja eventu stacjonarnie w takim wypadku okazuje się łatwiejsza (mniej uczestników, mniejszy lokal), to powstaje konieczność znalezienia profesjonalnej obsługi technicznej, która zajmie się nie tylko montażem i demontażem urządzeń, ale również streamingiem imprezy.
O czym pamiętać, organizując event w formule hybrydowej?
Aby wydarzenie, które przygotowujemy w formule hybrydowej odniosło zamierzony sukces, warto podejść do jego organizacji z zaangażowaniem i odpowiedzialnością. Połączenie świata realnego z wirtualnym i wykorzystanie nowoczesnych technik może przynieść duże efekty i z pewnością zostanie zapamiętane przez publiczność. Happeningi hybrydowe wymagają wzięcia pod uwagę kilku podstawowych kwestii.
#1 Miejsce na wydarzenie stacjonarne
Przede wszystkim należy wybrać odpowiednie miejsce na event stacjonarny. Jest to ważne nie tylko dla gości, które przybędą wziąć udział w wydarzeniu na żywo – uczestnicy online na transmisji również zobaczą tę przestrzeń. Wybrany lokal (lub miejsce plenerowe) powinien być stosowny do eventu, odpowiednio duży i przestronny, a także przygotowany we właściwy sposób (dekoracje, oświetlenie).
#2 Termin eventu
Drugą kwestią jest znalezienie najlepszego terminu wydarzenia. Poszukując daty na event, często bierzemy pod uwagę jedynie gości, którzy mają przybyć na niego stacjonarnie. Warto pamiętać o tym, że znalezienie czasu na uczestnictwo w happeningu online także wymaga wcześniejszego zaplanowania. Data eventu nie powinna pokrywać się z innymi wydarzeniami oraz zostać przedstawiona wystarczająco wcześnie.
#3 Scenariusz wydarzenia
Kluczem do organizacji udanego eventu jest przygotowanie scenariusza tego wydarzenia. Powinien zawierać on wszelkie ważne kwestie, począwszy od oczekiwań i określenia charakteru imprezy, poprzez planowaną liczbę uczestników na żywo, aspekty techniczne (w tym wynajem sprzętu), zatrudnienie usługodawców (w tym konferansjera czy DJ-a), działania promocyjne, aż po planowane ramy czasowe i budżet.
#4 Działania promocyjne eventu
Event, szczególnie w formule hybrydowej, powinien zostać odpowiednio wypromowany. Działania promocyjne mają na celu rozpowszechnienie wydarzenia i dotarcie do jak największej liczby odbiorców. Sam happening musi natomiast być atrakcyjny dla uczestników (zarówno tych na widowni, jak i przed ekranami komputerów).
#5 Organizacja, sprzęt i obsługa techniczna
Żadne wydarzenie nie może się udać bez profesjonalnego sprzętu oraz obsługi technicznej specjalistycznych urządzeń. Komputery i projektory, ale również oświetlenie, nagłośnienie, ekrany ledowe i telebimy, a także streaming imprezy wymagają zaangażowania doświadczonej ekipy. Fachowcy pomogą w instalacji sprzętu oraz późniejszym demontażu, a także będą sprawować pieczę nad techniczną stroną wydarzenia (offline i online). Tego typu usługi świadczą profesjonalne firmy eventowe.
Przeczytaj również: