Eventy muzyczne są jednym z najpopularniejszych typów imprez. Muzyka ubogaca każde wydarzenie: zarówno typowe festiwale, koncerty czy musicale, jak również festyny, eventy firmowe, bankiety, gale czy pokazy. Jednak organizacja eventu muzycznego nie polega jedynie na przygotowaniu sceny, zaproszeniu artysty i włożenie mu w dłoń mikrofonu. To o wiele bardziej skomplikowane przedsięwzięcie, które wymaga wysiłku i pracy, dzięki którym impreza pozostanie niezapomnianym przeżyciem. Czego nie można pominąć podczas organizacji eventu muzycznego? Przedstawiamy krótki poradnik.
W artykule poznasz pomysły na promocję eventu:
- Organizacja eventu muzycznego – od czego zacząć
- Sprawy techniczne przy organizacji eventu muzycznego
- #1 Nagłośnienie
- #2 Oświetlenie
- #3 Usługi dodatkowe
- Pamiętaj o promocji koncertu
- Czy warto organizować eventy muzyczne?
Organizacja eventu muzycznego – od czego zacząć?
Uczestnicy koncertów lub jakichkolwiek imprez muzycznych często nie zdają sobie sprawy, jak wielkiego nakładu pracy i przygotowań wymaga zorganizowanie takiego wydarzenia. Aby widzowie mogli cieszyć się dobrą zabawą i niezapomnianym przeżyciem, wcześniej szereg osób musi poświęcić czas na zaplanowanie i organizację eventu. Zanim skontaktujesz się z wybranym artystą i roześlesz zaproszenia, pamiętaj o kilku podstawowych kwestiach, bez których żaden koncert się nie uda.
- Określ typ i cel wydarzenia. Będzie to typowy koncert lub festiwal, czy może organizujesz imprezę firmową z elementem muzycznym albo galę lub bankiet? Od formy eventu zależy również jego zamysł: ma być to wyłącznie rozrywka, integracja zespołu pracowników, czy przyświeca mu cel charytatywny?
- Wyznacz odpowiedni budżet. Oszacuj koszty związane z wynajmem sali, wynagrodzeniem artysty lub zespołu i dodatkowymi atrakcjami. Zastanów się, ile osób będzie mogło wziąć udział w wydarzeniu i określ wstępną cenę ewentualnych biletów. Rozplanowanie wydatków pozwoli uniknąć zbyt wysokich kosztów.
- Znajdź odpowiednie miejsce. W dużej mierze będzie ono zależało od formy eventu – dla skromnych imprez firmowych wystarczy mniejsza sala, ale bankiety lub wydarzenia dla większej publiczności wymagają również większego pomieszczenia. W przypadku koncertów, festiwali lub festynów weź też pod uwagę możliwość zorganizowania imprezy plenerowej.
- Zadbaj o bezpieczeństwo. Pamiętaj, że eventy muzyczne – szczególnie koncerty i festiwale organizowane dla większej liczby osób – muszą spełniać szereg wymogów bezpieczeństwa. Konieczne może być zaangażowanie agencji ochrony.
- Załatw wszelkie niezbędne formalności. Organizacja imprezy muzycznej wymaga również złożenia odpowiednich dokumentów. Możesz zrobić to samodzielnie lub skorzystać z usług profesjonalnej firmy eventowej.
Sprawy techniczne przy organizacji eventu muzycznego
Oprócz podstawowych spraw organizacyjnych należy pamiętać o aspektach technicznych. W przypadku eventów muzycznych są one szczególnie ważne.
#1 Nagłośnienie
Nagłośnienie i akustyka to klucze do sukcesu. Źle dobrane potrafią skutecznie zrujnować nawet najlepiej przygotowany event muzyczny. Aby publiczność dobrze słyszała artystów na scenie, konieczne jest zapewnienie specjalistycznego nagłośnienia oraz profesjonalnej obsługi technicznej. Koncert bez zapewnienia dobrego dźwięku mija się z celem!
#2 Oświetlenie
Nie mniej ważne – zarówno w przypadku tradycyjnych koncertów, jak i muzycznych eventów firmowych – jest oświetlenie sceniczne. To właśnie światło, kompatybilne z dźwiękiem, buduje niepowtarzalny klimat wydarzenia i zaspokaja potrzeby wizualne. Jednak zbudowanie adekwatnej do wydarzenia i współpracującej z muzyką oprawy świetlnej, nie jest łatwym zadaniem. Można podjąć się go samodzielnie lub zlecić profesjonalistom.
#3 Usługi dodatkowe
W przypadku organizacji wydarzenia o charakterze muzycznym warto również rozważyć wprowadzenie dodatkowych atrakcji. Jeśli twój event jest imprezą firmową lub ma luźniejszy charakter, możesz pokusić się o wypożyczenie multimediów (TV, projektorów lub ekranów), na których będzie można wyświetlać np. tekst piosenek. Koncerty lub firmowe eventy można również transmitować za pomocą live streamingu.
Pamiętaj o promocji koncertu
Istotnym elementem organizacji eventu muzycznego są również wszelkie działania promujące wydarzenie.
Czy warto organizować eventy muzyczne?
Wszelkie imprezy muzyczne – począwszy od eventów firmowych aż po koncerty i festiwale – nie są łatwe pod względem organizacyjnym. Wymagają maksimum zaangażowania i czasu, a także sporych nakładów finansowych. Są jednak okazją do fantastycznej zabawy i oderwania od codzienności. Mają też szczególne znaczenie w przypadku wydarzeń organizowanych dla firm: budują relacje między pracownikami, zacieśniają więzy i są świetnym sposobem na integrację. To wszystko przekłada się również na wydajność pracy i lepsze jej wyniki oraz zaangażowanie w życie firmy.