Często nie zdajemy sobie sprawy z tego, jak wielu rzeczy trzeba dopilnować, aby zorganizować udany event. Chociaż branża eventowa zaczyna się coraz bardziej profesjonalizować, wciąż natknąć się można na wiele pułapek bądź przykładów niekompetencji. W przypadku organizacji wydarzeń, lata doświadczeń są nie do przecenia, jeśli zależy nam na stworzeniu niepowtarzalnej imprezy, którą nasi goście będą długo wspominać. Przedstawiamy 5 oznak, po których poznać, że mamy do czynienia z nieprofesjonalną agencją eventową.
W artykule dowiesz się, po czym poznać nieprofesjonalną agencję eventową:
- Nieprofesjonalna agencja eventowa – po czym poznać?
- #1 Utrudniony kontakt z przedstawicielami firmy eventowej
- #2 Niedoświadczona kadra
- #3 Niedomówienia w trakcie współpracy z nieprofesjonalną agencją eventową
- #4 Brak odpowiedzialności ze strony osób zaangażowanych w organizację eventu
- #5 Brak dbałości o szczegóły podczas organizacji eventu
Nieprofesjonalna agencja eventowa – po czym poznać?
Niestety w branży eventowej czeka na nas wiele pułapek. Wśród najczęściej wymienianych oznak, świadczących o tym, że mamy do czynienia z nieprofesjonalną agencją eventową wymienić można między innymi niesprawną komunikację czy brak dbałości o szczegóły. Poniżej przedstawiamy inne problemy, z którymi możemy się zetknąć podejmując współpracę z niesprawdzoną agencją eventową.
#1 Utrudniony kontakt z przedstawicielami firmy eventowej
Z trudnościami możemy zetknąć się już na samym początku procesu organizowania eventu. Nierzadko zdarza się, że szukając firmy cateringowej, artysty lub nagłośnienia odbijamy się od przysłowiowej ściany. Podane na stronach internetowych numery nie odpowiadają, włącza się poczta głosowa. Kiedy już udaje nam się dodzwonić po kilku dniach, dowiadujemy się, że manager nie wyśle nam oferty wcześniej niż przed upływem kilku dni. Inna firma obiecuje, że wyśle ofertę “jeszcze tego samego dnia”, ale finalnie nic nie otrzymujemy. Jesteśmy w kropce, a czasu coraz mniej.
Jeśli potrzebujemy coś zorganizować szybko i sprawnie, może się to okazać niemożliwe bez sprawdzonych dostawców. Doświadczona agencja eventowa nie będzie nas niegrzecznie zbywać. Dysponując szeroką bazą kontaktów, błyskawicznie je uruchomi, przygotuje dla nas ofertę i rozpocznie przygotowania do naszej imprezy.
Nie wiesz czym się kierować wybierając agencję eventową? Przeczytaj nasz artykuł: Jak wybrać dobrą agencję eventową?
#2 Niedoświadczona kadra
Kolejnym częstym “grzechem” popełnianym przez dostawców branży eventowej jest zatrudnianie niedoświadczonych osób. Oczywiście praca w branży eventowej jest specyficzna – ponieważ imprezy odbywają się najczęściej wieczorami, to do ich organizacji garną się zwłaszcza młode osoby, które nie mają jeszcze poważniejszych zobowiązań w postaci rodziny. Problem w tym, że poleganie na osobach bez specjalnego przygotowania, może negatywnie przełożyć się na jakość naszego eventu.
Odpowiednie przeszkolenie wszystkich osób zaangażowanych w organizację i przebieg eventu jest kluczowe, aby uczestnicy imprezy czuli się na niej komfortowo. Sprawdzone agencje eventowe dokładnie sprawdzają kompetencje zatrudnianych pracowników, co pozwala uniknąć wpadki podczas konferencji, bankietów i innych wydarzeń. Ponadto, to również wyraz troski o bezpieczeństwo uczestników eventu.
#3 Niedomówienia w trakcie współpracy z nieprofesjonalną agencją eventową
Nikt nie lubi niespodzianek. Zwłaszcza kiedy wychodzą one podczas imprezy, którą chcieliśmy mieć przygotowaną według wymarzonego scenariusza. Niestety wciąż zdarza się, że dostawca, zamiast poinformować o trudnościach w zorganizowaniu czegoś i skonsultować to z klientem, postanawia zrobić wszystko po swojemu. Na dodatek często nie ma skonstruowanej umowy, od której można byłoby odstąpić. Jesteśmy niezadowoleni, a jednocześnie nic już tak naprawdę nie da się zrobić.
#4 Brak odpowiedzialności ze strony osób zaangażowanych w organizację eventu
Wypadki podczas eventów się zdarzają. Wówczas często okazuje się, że doszło do nich z powodu rażącej nieodpowiedzialności osób zaangażowanych w organizację eventów. Zwłaszcza pracownicy obsługi technicznej powinni wykazać się szczególną ostrożnością, aby na przykład zapobiec ryzyku porażenia prądem. Nie wszyscy dostawcy usług pamiętają o bezpiecznym rozłożeniu sprzętu.
Sprawdzona agencja eventowa bierze pod uwagę przeróżne scenariusze, dlatego stara się z każdej strony minimalizować ryzyko wypadków. To kluczowe dla bezpieczeństwa uczestników wydarzenia.
#5 Brak dbałości o szczegóły podczas organizacji eventu
Kolejną oznaką świadczącą o braku profesjonalizmu ze strony agencji eventowej jest niedbałość o szczegóły. Tymczasem to właśnie one tworzą całą oprawę i klimat wydarzenia. Takie detale jak choćby plątające się kable czy niedbale ustawiona scenografia naprawdę potrafią popsuć cały efekt. Uczestnicy eventu wówczas zapamiętują go właśnie przez pryzmat widocznych niedociągnięć.
Sprawdzona agencja eventowa dokłada wszelkich starań, aby cała oprawa wydarzenia sprawiała wrażenie idealnej. W związku z tym dokładnie wcześniej ustala z klientem szczegóły dotyczące na przykład oświetlenia czy wykorzystywanych na imprezie multimediów. Dzięki temu możliwe jest stworzenie efektownego, zapadającego na długo w pamięć eventu.