Konferencja zawsze powinna nieść za sobą konkretną wartość merytoryczną, o którą to dbają prelegenci. To na ich barkach spoczywa obowiązek wygłaszania ciekawych wykładów i przekazywania słuchaczom cennej wiedzy. Z tego względu wybór prelegentów na konferencję nie może być przypadkowy. W dzisiejszym wpisie podpowiadamy, jak współpracować z prelegentami, by wydarzenie, które organizujemy odniosło sukces.
Z artykułu dowiesz się:
- Jak współpracować z prelegentami organizując konferencję? Zasady
- Zasada nr 1 – zadbaj o ciekawy plan konferencji
- Zasada nr 2 – traktuj prelegentów jak partnerów biznesowych
- Zasada nr 3 – stawiaj na prelegentów praktyków
- Zasada nr 4 – pamiętaj o zawarciu umów z prelegentami
- Płacić prelegentom za wystąpienia w trakcie konferencji czy nie?
- Jakie cechy powinien posiadać dobry prelegent?
- Co jeszcze sprawi, że konferencja odniesie sukces?
Jak współpracować z prelegentami organizując konferencję? Zasady
Konferencja, która odniesie sukces, czyli taka o której będzie się mówić w środowisku, sprawi, że będziemy dużo lepiej postrzegani nie tylko przez naszych partnerów biznesowych, ale i konkurencję. Jednym z czynników decydujących o atrakcyjności wydarzenia jest bez wątpienia lista zaproszonych przez nas prelegentów. W końcu dobry prelegent, to dobre wydarzenie. Jak zatem powinna wyglądać efektywna współpraca z prelegentami?
Zasada nr 1 – zadbaj o ciekawy plan konferencji
Najbardziej czasochłonnym i jednocześnie najważniejszym etapem każdej konferencji jest przygotowanie odpowiedniego planu i harmonogramu wydarzenia. Nigdy nie zaczynaj od szukania prelegentów, gdy nie wiesz, czego dokładnie mają dotyczyć prezentacje. Jeżeli już znasz wszystkie szczegóły wydarzenia (na jakie tematy mają być prezentacje i jaki ma być ich rodzaj, ile mniej więcej będzie uczestników i kim oni będą itp), wtedy możesz przejść do wyboru odpowiednich prelegentów. Poszukiwania najlepiej rozpocząć od tych osób, które miałeś już okazję widzieć na scenie. Możesz też poprosić znajomych o rekomendacje.
Zasada nr 2 – traktuj prelegentów jak partnerów biznesowych
Aby współpraca z prelegentami przebiegła owocnie, pamiętaj, że jesteście partnerami. Nie stawiaj prelegenta w roli gwiazdy ani celebryty. Z drugiej strony nie możesz go też olewać. Pamiętaj, że ma on do wykonania konkretną pracę i jeżeli się nie wywiąże ze swojego zadania, to powinien ponieść tego konsekwencje.
Zasada nr 3 – stawiaj na prelegentów praktyków
Wybieraj osoby, które nie tylko umieją mówić, ale też mają praktyczne doświadczenie w danej dziedzinie. Teoria i praktyka to czasami dwie różne rzeczy. Z drugiej strony, zawsze warto sprawdzić czy praktyk, na którego postawiłeś, miał już doświadczenie w zakresie wystąpień publicznych.
Zasada nr 4 – pamiętaj o zawarciu umów z prelegentami
Po omówieniu wszelkich szczegółów, zawsze należy zawrzeć umowę z prelegentami, która stanowi formę zabezpieczenia obu stron. W takiej umowie możesz uwzględnić zapisy o ewentualnych konsekwencjach w razie nieobecności zaproszonego gościa.
Płacić prelegentom za wystąpienia w trakcie konferencji czy nie?
Tu wszystko zależy od klasy prelegenta. Oczywistym jest, że prelegent-gwiazda nie wygłosi wykładu za darmo. Jeżeli jednak Twój budżet jest na to przygotowany, możesz pokusić się o jak największe nazwisko z branży, które zareklamuje Twoją konferencję i przyciągnie uwagę. Jeżeli chcesz zorganizować konferencję ,,po kosztach””, wówczas skup się na darmowych prelegentach. Zawsze znajdą się osoby, które chętnie wygłoszą wykład za darmo w celu wypromowania nazwiska. Mogą jedynie oczekiwać zwrotów kosztów za dojazd, nocleg etc.
Jakie cechy powinien posiadać dobry prelegent?
Dobry prelegent powinien wyróżniać się przede wszystkim charyzmą, oryginalnością oraz innowacyjnością. Charyzma jest rodzajem daru. Jedni go mają, inni niekoniecznie. Osoby z charyzmą wydają się być bardziej atrakcyjne dla innych. Zapewne nieraz miałeś okazję wziąć udział w jakiejś prezentacji, w której mówca nie podał zbyt wielu merytorycznych informacji, jednak bardzo Ci się ona podobała. A także w innej, w trakcie której prelegent wykazał się ogromną wiedzą, a mimo tego uznałeś tę prezentację za wyjątkową nudną.
Oryginalność, czyli nieszablonowe podejście do tematu zawsze czyni przekaz bardziej atrakcyjnym, zwraca uwagę słuchaczy i co najważniejsze – zapada w pamięć.
W kwestii innowacyjności z kolei bardzo ważne jest wsparcie ze strony organizatora. By prelegenci mogli się dobrze zaprezentować, jako organizator powinieneś im zapewnić odpowiednie warunki techniczne.
Co jeszcze sprawi, że konferencja odniesie sukces?
Na sukces konferencji składa się wiele czynników. Jednym z kluczowych elementów jest przyciągnięcie uwagi słuchaczy. Jak to zrobić?
wybór odpowiedniego miejsca na konferencje – miejsce na konferencje może pomóc w zbudowaniu pozytywnego wizerunku firmy. Jako organizator musisz zadbać o to, aby sala konferencyjna ,,już na wejściu” dobrze się prezentowała. Pierwsze wrażenie jest bardzo ważne i to od niego często zależy powodzenie całego spotkania.
wyposażenie i zaplecze techniczne – wyposażenie sali oraz obsługa techniczna konferencji to kolejne aspekty, które należy wziąć pod uwagę przy organizacji konferencji. Tu kluczowe jest zapewnienie odpowiedniego oświetlenia oraz nagłośnienia w sali konferencyjnej.
multimedia – czasy, kiedy jedynym sprzętem, na jakie mógł liczyć prelegent, były mikrofon, flamastry i tablica odeszły do lamusa. Szybki postęp technologiczny sprawił, że obecnie nie ma możliwości zorganizowania konferencji w ciekawy sposób bez multimediów. Podstawowym wyposażeniem sal konferencyjnych są projektory, które w połączeniu z ekranami diodowymi zapewnią wysoką jakość obrazu.
Więcej na temat organizacji konferencji od strony technicznej możesz dowiedzieć się z artykułu: Obsługa techniczna konferencji – o czym należy pamiętać