Udany event może przynieść firmom i przedsiębiorstwom rozmaite korzyści. Efektowna, dobrze zorganizowana impreza to okazja do pozyskania kontrahentów, promocji usług czy zintegrowania oraz zmotywowania zespołu pracowników. W artykule podpowiadamy, jak zorganizować event, który będzie wspierał nasze biznesowe cele, a jednocześnie dostarczy nam i zaproszonym gościom dużo powodów do radości i uśmiechu.
Zastanawiasz się, o co należy zadbać, aby przygotować udany event? Oto lista rzeczy, o które musisz się zatroszczyć – w artykule znajdziesz wskazówki dotyczące każdej z nich:
- Spójna wizja
- Scenariusz imprezy
- Lista gości
- Promocja wydarzenia
- Zaplecze sanitarne, noclegowe, transport
- Zaplecze techniczne
- Prowadzenie wydarzenia
- Atrakcje
- Catering
- Współpraca z profesjonalistami
Spójna wizja
Dobrze zorganizowany event to taki, za którym stoi spójna wizja. Warto pomyśleć nad motywem przewodnim imprezy – dobrze, aby dekoracje, atrakcje czy oprawa muzyczna były przygotowane w jednej stylistyce. Podporządkowanie wydarzenia określonemu tematowi nie musi od razu oznaczać imprezy przebieranej – kluczowe jest to, aby poszczególne elementy eventu tworzyły przemyślaną, efektowną całość.
Scenariusz imprezy
Ogólna wizja to za mało, aby organizacja wydarzenia przebiegła sprawnie i bezproblemowo. Warto zadbać o scenariusz, w którym umieścimy kolejne punkty imprezy oraz zaplanujemy ich przebieg czasowy. Pomoże nam to nie tylko podczas samego przygotowywania wydarzenia, ale również w czasie trwania samej imprezy (dzięki scenariuszowi unikniemy sytuacji, w której jedna atrakcja trwa zbyt długo, a na kolejną nie starcza już czasu).
Lista gości
To kwestia związana zarówno z tworzeniem planu eventu, jak i bezpieczeństwem. Listę gości należy stworzyć na wypadek zdarzeń losowych, kiedy np. zajdzie konieczność ewakuacji gości.
Promocja wydarzenia
Jeśli Twoje wydarzenie nie jest wewnętrzną imprezą firmową, warto je odpowiednio wypromować. Social media, mailingi, ogłoszenia – metod marketingowych, dzięki którym zwiększyć liczbę uczestników eventu (a tym samym – potencjalnych klientów czy kontrahentów) jest wiele.
Zaplecze sanitarne, noclegowe, transport
Komfort gości powinien być dla organizatora imprezy sprawą kluczową. Zadbaj o sprawny transport na miejsce imprezy, zamów noclegi w zadbanym pensjonacie bądź hotelu. Zwróć szczególną uwagę także na wybór samego wydarzenia – niech lokal posiada odpowiednią ilość łazienek, wyjść ewakuacyjnych etc.
Zaplecze techniczne
Problemy techniczne to jedna z najczęstszych przyczyn niepowodzeń w zakresie organizacji imprez. Zadbaj o wynajem sprzętu – najlepiej wysokiej jakości i w ilości pozwalającej na wymianę urządzeń na wypadek awarii. Jeżeli planujesz atrakcje multimedialne, zastanów się także nad obsługą techniczną urządzeń.
Jesteś zmuszony poprowadzić event online? Zrób to bezbłędnie: Najczęstsze błędy w organizacji eventu online – zobacz, jak ich unikać.
Prowadzenie wydarzenia
Elegancko prezentujący się konferansjer czy kabareciarz potrafiący rozbawić publiczność do łez? Wybierz osobę prowadzącą event, pamiętając o tym, aby styl prowadzenia wydarzenia pasował do Twojej ogólnej wizji imprezy.
Atrakcje
Pokazy barmańskie, taneczne, a może rozgrywki minigolfa? Wszystkie niestandardowe atrakcje będą mile widziane przez gości. Warto też zastanowić się nad wynajmem fotobudki, która pozwoli na uwiecznienie chwil z imprezy.
Catering
Nie ma udanej imprezy bez dobrego jedzenia 🙂 Najlepiej, żeby było one przygotowywane na miejscu lub w lokalu sąsiadującym z miejscem wydarzenia. Jeśli jednak nie ma takiej możliwości, konieczne jest wynajęcie firmy cateringowej – najlepiej sprawdzonej lub mogącej pochwalić się dobrymi opiniami i rekomendacjami zadowolonych klientów.
Współpraca z profesjonalistami
Zadbanie o wszystkie kwestie związane z organizacją udanego eventu wymaga sporych nakładów czasowych oraz energii. Jeśli chcemy zapewnić swoim gościom niebanalną, bezpieczną i udaną zabawę, powierzmy przygotowanie eventu profesjonalnej agencji. Dzięki temu zyskamy pewność, że nasza impreza zostanie zorganizowana z dbałością o każdy detal i zgodnie z naszym autorskim pomysłem.
Nie wiesz jak ustrzec się przed złym wyborem agencji eventowej? Przeczytaj artykuł na naszym blogu: 5 oznak, po których poznasz nieprofesjonalną agencję eventową